Slik lykkes du med digital onboarding
Det blir mer vanlig å gjennomføre onboarding av nye ansatte på avstand, og for at din nye medarbeider skal komme godt inn i bedriften, er det viktig å ha en god onboardingprosess. Her er noen tips til hvordan du kan gjennomføre en digital onboarding av nye medarbeidere og inkludere dem på arbeidsplassen, selv på avstand.
Ved gode rutiner og prosesser for onboardingen vil du kunne sette grunnlaget for et godt arbeidsforhold der medarbeideren både trives og skaper resultater i jobben sin. Geografisk avstand eller eksterne omstendigheter som påvirker mulighetene for en normal onboarding trenger ikke å være en hindring. Med de riktige verktøyene og en positiv innstilling kan digital onboarding være vel så effektivt.
Sett forventninger allerede første dag
I en digital onboarding er det viktig at du legger grunnlag for engasjement og tillit. Nøkkelen til en vellykket prosess er å sette klare forventninger. Sørg for at din nye medarbeider forstår hva som forventes, hvilken rolle de spiller i bedriften og hvilke oppgaver de er ansvarlig for. Sørg også for at den nye medarbeideren kjenner til bedriftens grunnleggende verdier og retningslinjer. Onboarding handler ikke kun om de to første ukene i den nye ansattes arbeidshverdag – det er en prosess som varer helt fra første dag, helt til vedkommende føler seg trygg i sin rolle.
Vær godt forberedt
Som en del av onboardingprosessen bør du utvikle en plan som inkluderer datoer, emner, oppgavebeskrivelser og forventninger, og gjerne en beskrivelse av hvordan fremdriften av medarbeideren blir evaluert fremover. Ved å ha en klar og tydelig plan kan du være sikker på at din nye medarbeider ikke blir nedprioritert av andre gjøremål, samtidig som du klarer å holde din nye medarbeider engasjert og produktiv mens dere jobber sammen mot et klart og definert mål.
I planen bør du også sette opp digitale møter med andre teammedlemmer eller mentorer som er viktig for personens rolle og ansvarsområder. Det er lettere å starte et samarbeid når man har møtt den andre parten på forhånd. Lagre denne planen og annet nødvendig materiale (viktig informasjon om bedriften, retningslinjer, nettbasert læringsverktøy, o.l.) på en digital plattform som den nye medarbeideren har tilgang til.
Kommunikasjon er alfa og omega
I en digital onboardingprosess er kommunikasjon alfa og omega, og heldigvis har vi tilgang til bedre apper og digitale verktøy i dag som gjør det mulig å ansette og gjennomføre en onboarding av nye medarbeidere fra avstand. Bruk derfor gode verktøy for å redusere feilkommunikasjon eller misforståelser under onboardingprosessen, og del gjerne skjermen din når du skal lære bort systemer og oppgaver. Et annet godt tips er å spille inn møter når det er mulig slik at din nye medarbeider kan gå tilbake til opptaket og se det på nytt dersom noe er uklart.
Fem tips til en god digital onboarding
- Bruk et godt e-læringsverktøy for å sikre kompetanseutvikling og for å håndtere og følge opp opplæringen på en effektiv måte.
- Ha jevnlig check-in og check-out for å se hvordan det går med den nye medarbeideren. Dette er også en fin mulighet å diskutere utfordringer ved arbeidsoppgaver eller rollen, eller gi den nye medarbeideren en pekepinn på hvilke nøkkelpersoner som kan være relevante å diskutere problemstillinger med.
- Gi din nye medarbeider en mentor å gå til for spørsmål og utfordringer. Det er en stor trygghet å ha en kollega eller leder man kan henvende seg til når man lurer på noe. Å få et nettverk er viktig fra et sosialt perspektiv, men det er også viktig for å gjøre personen uavhengig og kunne løse utfordringer på egen hånd så raskt som mulig.
- Organiser et felles tidspunkt der dere samarbeider over digitale plattformer. Dette kan være opplæring i et program som den nye medarbeideren skal bruke, et samarbeid om en case eller idemyldring.
- Kontinuerlig evaluering er nødvendig for at din digitale onboardingprosess skal fungere. Be din nye medarbeider om tilbakemelding om deres inntrykk og erfaring med prosessen. Feedback og forbedringer er viktig i alle prosesser, men spesielt når din nye medarbeider gjennomfører onboardingprosessen på avstand.
Last ned --------
Sjekkliste og introduksjonsprogram for digital onboarding
Skal du gjennomføre en digital onboardingprosess? Vi har satt sammen en sjekkliste som dekker tidligere forberedelser, som å sette opp en e-postkonto og bestille nødvendig utstyr, og tips til hvordan du kan følge opp og støtte din nye medarbeider gjennom hele onboardingprosessen. Vi har også laget en mal som du kan benytte som inspirasjon til et introduksjonsprogram. Tilpass programmet og presenter det til din nye medarbeider. Du får tilsendt både sjekklisten og introduksjonsprogrammet på e-post ved å fylle ut skjemaet til høyre.
