Slik gjennomfører du en god onboarding

Så viktig er introduksjonen

Under den første tiden i en ny jobb skal medarbeideren sette seg inn i nye arbeidsoppgaver og systemer, og bli kjent med mange nye mennesker og en helt ny arbeidskultur. Det er en spennende og lærerik periode, men forvirringen kan også være stor. Din nye medarbeider kan sitte på mange spørsmål, alt fra arbeidsoppgavenes relevans til hvor man finner kantina. Et vel gjennomført introduksjonsprogram der medarbeideren vet hva som forventes og kraves, gjør at vedkommende raskt kan begynne å prestere bra og utvikles i sin rolle.

En plan er viktig for god onboarding

For å lykkes med onboarding er det viktig å ha en plan for hva din nye medarbeider skal gå gjennom. På den måten sørger du for at vedkommende føler seg ivaretatt og har kontroll over hva som skal gjøres i løpet av de første ukene i ny jobb. Det er derfor viktig å sette av tid og ressurser til planlegging og gjennomføring. Nærmeste sjef eller arbeidsleder bør være ansvarlig for, eller i det minste involvert i, nye medarbeideres introduksjon til jobben og bedriften. HR kan ofte bistå med god støtte når det gjelder å finne et passende introduksjonsprogram eller få hjelp av kolleger til å gjennomføre deler av introduksjonen.

Skal du gjennomføre en digital onboarding?

Noe vi alle har lært av pandemien i 2020, er at det aller meste, med de rette forutsetningene og verktøyene, kan gjennomføres digitalt. Vi har satt sammen en sjekkliste og et introduksjonsprogram for digital onboarding, som du kan laste ned her.

Slik gjennomfører du en god onboarding

Forbered deg tidlig

• Lag en liste over utstyr den nyansatte må ha når de kommer på kontoret, og bestill det du ikke har tilgjengelig på lager.
• Sørg for at din nye medarbeider får tilgang på alle systemer og verktøy vedkommende trenger i sin rolle.
• Informer dine medarbeidere om deres nye kollega – når personen starter, hva vedkommende skal jobbe med, og kanskje hvilke kvaliteter som avgjorde at akkurat denne personen er riktig for jobben.
• Vær nøye med at alle praktiske detaljer er på plass før din nye medarbeider begynner. Det gjør at vedkommende føler seg velkommen og tatt vare på allerede fra første dag.

Pre-boarding

• Ring den nye medarbeideren en uke før første arbeidsdag for å ønske vedkommende velkommen og gå gjennom forberedelsene før oppstart.
• Send en e-post til den nye medarbeideren med introduksjonsprogrammet og annen informasjon som er viktig for den første dagen.

Bruk et introduksjonsprogram gjennom hele prosessen

En viktig del av en god onboarding er å informere om hva din nye medarbeider skal gjøre den første perioden. Du må derfor lage et introduksjonsprogram som kan brukes i forberedelsene til både oppstart og under onboardingen. Et introduksjonsprogram for nyansatte bør inneholde:

• Gjennomgang av medarbeiderens rollebeskrivelse, ansvar og mål.
• En omvisning i lokalene og presentasjon av ansatte i bedriften.
• En kort introduksjon av organisasjonen: historie, misjon og visjon, bedriftskultur og verdier.
• En beskrivelse av organisasjonen i sin helhet, strategier og målsettinger, og hvordan medarbeiderens rolle og mål passer inn og bidrar til å nå bedriftens mål.
• En liste over hvilke prosjekter den nye medarbeideren skal involveres i.
• En oversikt over de viktigste kontaktpersonene. Anbefal hvilke kontaktpersoner medarbeideren burde booke møter med tidlig i introduksjonen. Dette burde være personer som den nyansatte kommer til å ha et nært samarbeid med eller være avhengig av for å kunne klare sine arbeidsoppgaver.
• En introduksjon av en mulig mentor eller noen som skal gi direkte opplæring, og planlagte møter med vedkommende.
• En oversikt over møter, treninger og kurs som medarbeideren skal gjennomgå den første måneden.
• Sikkerhetsgjennomgang med sikkerhetsansvarlig på kontoret/avdelingen – dette er et lovpålagt krav.
• La medarbeideren selv ta ansvar for deler av introduksjonen, som å oppsøke og finne viktig informasjon og booke inn møter med nøkkelpersoner. Dette bidrar selvfølgelig til en mer effektiv læringsprosess, men fremfor alt resulterer det i en ansvarlig, selvstendig og uredd medarbeider.

Alt behøver ikke å presenteres på en gang, så spre gjerne introduksjonen over tid. Gå igjennom temaet og la den nye medarbeideren få tid til å forstå opplegget. Planlegg gjerne en form for sosial aktivitet med teamet allerede den første uken, som lunsj, middag, quiz, bowling eller noe annet. Det gjør at medarbeideren raskt kommer inn i det sosiale fellesskapet og blir en del av gjengen.