I karrieren

Jobb smartere – det er enklere enn du tror

Ved å ta en ordentlig titt på hvordan dine arbeidsrutiner er, hvordan du tenker og hvordan du strukturerer din egen tid, så kan det hende du vil oppleve en revolusjon ganske snart. Vi tok en prat med Mattias Ribbing, forfatter, selvhjelpsekspert og offisiell stormester i hukommelse om hva det faktisk betyr å «jobbe smartere».

Først, her er et spørsmål til deg:

Tilhører du den mikroskopiske minoriteten der arbeidslivet stort sett alltid er definert av en følelse av superproduktivitet. Du har en avslappet mental tilstand og en karriere som uten problemer ser ut til å bli mer fantastisk for hver dag som går? Gratulerer. Du trenger sannsynligvis ikke å lese denne artikkelen. Fortsett med det du holder på med.

Men, for de fleste av oss beskriver ikke dette det stadiet vi befinner oss i. Du liker kanskje jobben din og opplever ledelsen som støttende, men opplever kanskje også en viss grad av digital stress, prioriteringsproblemer og utfordringer med å balansere jobb og fritid. Dette har blitt den nye normalen i arbeidslivet i det 21. århundre. Noen ganger håndterer vi disse utfordringene bra, andre ganger dårligere, men de grunnleggende utfordringene forsvinner ikke. Høres dette mer kjent ut?

«Det alt koker ned til er å ha strategier for arbeidslivet sitt», sier Mattias Ribbing, en svensk forfatter, foredragsholder og stormester i hukommelse. Han har viet sitt profesjonelle liv til å forsøke å optimalisere og «hacke» måten vi håndterer ny informasjon.

Fra én til 126 e-poster

«Det har rett og slett skjedd en revolusjon når det kommer til informasjonen vi blir bedt om å håndtere på jobb og hvor mange kommunikasjonssituasjoner vi blir bedt om å delta i. Men, har vi justert vår tankemåte og vår tilnærming til arbeid, i samsvar med dette? Det tror jeg ikke vi har», sier han.

Denne revolusjonen kan beskrives med ett ord og det er digitalisering. Fra et hjerneperspektiv er dette en svært krevende endring. Mattias Ribbing foretrekker å holde seg til enkle eksemplet, og dette eksemplet er noe nesten alle mennesker i dag kan forholde seg til:

«La oss snakke om e-post. I dag mottar vi i gjennomsnitt 126 e-poster per dag ifølge undersøkelser. Og ifølge samme undersøkelser er det 70 prosent sjanse for at vi har sett på hver nye e-post i løpet av 6 sekunder. Seks sekunder! Så fragmentert er hjernen vår. Det er så ofte fokuset vårt flyttes fra én ting til en annen. Det som da er interessant å tenke på er hvor raskt tempoet har akselerert: For bare tjue år siden, da e-post var relativt nytt, hørte vi lyden fra innboksen og utbrøt: «Å så gøy, en ny e-post, jeg vil gjerne lese den med en gang!» Slik er det ikke lengre.»

Fordelene med å jobbe smart:

1. Det øker produktiviteten.
Ikke jobb lengre, optimaliser arbeidsresultatene.

2. Det sparer energi og beskytter din mentale helse.
Det er like viktig for arbeidsgiveren din at du holder kursen som det er for deg.

3. Det bidrar til å bygge karrieren din.
Du blir ganske enkelt en mer verdifull ansatt for arbeidsgiveren din.

– Det du sier er: Vi trenger nye strategier?

«Ja, det er helt riktig. Eller kanskje enda mer presist: Vi har kanskje ikke en strategi i det hele tatt! Jeg har sett så mange ganger hvordan mennesker går fra å ikke ha noen strategi for arbeidslivet sitt til å ha en som gir en konkret effekt. Forskjellen er enorm.»

Mattias Ribbing beskriver teknikkene som markedsføres som enkle – på grensen til trivielle. Ofte sier han at folks første reaksjon vil være litt som: «Nei, dette kjøper jeg ikke. Det kan ikke være SÅ enkelt.» Selve uttrykket, «jobbe smart», kan lett gi inntrykk av at det er noe svevende og komplisert som tar lang tid å lære seg.

«Det gjør det ikke», sier Ribbing. «Når du først har prøvd disse teknikkene, vil du oppleve stor forskjell, stort sett med en gang.» Her er hans tre viktigste tips til teknikker som du kan ta i bruk med det samme:

(1) Stopp multitasking – det fungerer ikke

«Det første du må vite for å begynne å jobbe smartere er at multitasking er en myte. Datamaskiner er fantastiske til multitasking – mennesker er ikke det. Vi vet nå fra atferdsvitenskapen at det folk gjør når de tror de multitasker – gjør flere ting på en gang – er noe helt annet; de skifter mellom arbeidsoppgaver. Det vil si: De flytter fokuset fra en ting til en annen, frem og tilbake. En veldig spennende studie om dette kommer fra forskere ved Harvard. De delte forsøkspersonene inn i grupper basert på hvor godt de syntes de var i stand til å utføre oppgaver knyttet til multitasking, som f.eks. å vurdere relevans i et komplekst materiale. Det viste seg at multitaskerne scoret lavest på disse områdene blant alle gruppene. Hvorfor? Det er fordi de bytter mellom oppgavene. Fokuset går tapt ved distraksjon mellom ulike prioriteringer.»

– Hvis jeg nå er vant til multitasking, hvordan bryter jeg det mønsteret?

«Ett fantastisk verktøy er ettpunktslisten. Det du må gjøre er å definere hva dagen din handler om hver morgen, når du er på vei til jobb. Hva er det aller viktigste du må gjøre i dag? Skriv det ned på en post-it – og da skjer det noe veldig interessant. Når du vender tilbake fra en mindre viktig oppgave som har distrahert deg (som å lese e-post, delta på et ikke-presserende møte osv.), vet hjernen din umiddelbart hva du skal sette i gang med. Din post it-setning er din retningsgiver, om du vil. Det er en måte å trene hjernen på å finne fokus – og det er utrolig givende.»

(2) Pomodoroteknikken

«Pomodoroteknikken ble utviklet sent på 1980-tallet. Det er i utgangspunktet et banebrytende system. Jeg innrømmer at det høres litt kjedelig ut, og at folk vanligvis ikke elsker Pomodoro, men det har en fordel: Det fungerer. Det fungerer på ordentlig! Denne teknikken er perfekt for store og standardiserte oppgaver som du kan utføre selv. Når jeg skriver en ny bok, følger jeg alltid dette prinsippet. Slik gjør du: Sett mobiltelefonen i flymodus, sett et tidsur på 25 minutter, fortsett å jobb med en veldefinert oppgave til alarmen går, og stopp deretter umiddelbart. Når det gjelder å skrive en bok, stopper jeg midt i setningen. Ta deretter en fem minutters pause, beveg deg rundt og ikke tenk et sekund på oppgaven. Når du starter på nytt, vil du se at det ikke vil koste deg tid innledningsvis. Fokuset ditt vil være tilbake i den halve setningen. Bare prøv selv, så ser du at det nesten er helt som magi.»

(3) Utvikle din teknologibruk basert på langsiktige mål

«Dette er veldig viktig. Vanligvis når det kommer ny teknologi, for eksempel mobiltelefoner, bærbare PCer eller annet, har vi en tendens til å holde oss til fabrikkinnstillingene og produsentens oppfatning av hvordan du skal bruke enheten eller det digitale verktøyet. Ikke gjør det! I stedet kan du tilpasse teknologien til dine individuelle behov. For meg er det et viktig aspekt ved å jobbe smartere.»

– Hvordan gjør jeg det?

«Spør deg selv: Når og hvor er en bestemt enhet eller digital tjeneste mest nyttig for meg? Dette er ikke jevnt fordelt i tid og rom. Jeg er en stor forkjemper for «dedikerte enheter», som vil si at du har en veldefinert plan for når, hvor og hvordan du bruker en bestemt teknologi. Er din bærbare PC alltid det optimale arbeidsverktøyet? Nei, det er optimalt for enklere oppgaver når du jobber på distanse. Er det en god idé å ha alle dine jobb-e-poster i lommen når du faktisk prøver å lade opp og tilbringe tid sammen med familien? Sannsynligvis ikke. Utviklingen innen teknologi de siste tiårene har gått i motsatt retning! Vi konsentrerer alle aspekter ved livet til noen få tekniske enheter, for eksempel mobiltelefonen. Det er et stort problem.»

Så hva er løsningen?

«På en måte har vi allerede løst dette problemet – bare i andre sammenhenger. Tenk på mat! For bare et par hundre år siden var det knapphet. Hvis du fant noe med sukker i, ville du spist det. I dag kan vi spise sukkerholdig mat når som helst. Derfor har vi designet spesifikke spiserom (kjøkken, restaurant) og spesielle måltider (frokost, lunsj og middag). Dette er sosiale konstruksjoner som gjør det enklere å leve i en verden av overflod. Fremover tror jeg vi vil begynne å regulere forholdet til informasjon også. Vi må huske at denne situasjonen er ganske ny for oss. Vi skal lære!»

Dette er tre teknikker for alle som ønsker å jobbe smartere og mer energibesparende. Det finnes naturligvis andre. Men det viktigste, sier Mattias Ribbing, er å komme i gang og prøve det. «Det største hinderet er ofte skepsis. Når du først har prøvd disse teknikkene i virkeligheten, vil du oppleve stor forskjell, stort sett med en gang. Stopp multitasking. Styr tiden på en måte som passer hjernen din. Revurder teknologibruken din. Dette er ting du kan ta tak i med en gang.»

Om Mattias Ribbing

Mattias Ribbing er en svensk forfatter, foredragsholder og hjernetreningsekspert. Han er blitt svensk mester i hukommelse tre ganger og er kåret til internasjonal Grandmaster of Memory. I denne populære TedX Talk viser Mattias Ribbing sin tilnærming til hvordan kan øke læringsevnen din umiddelbart. Mattias har skrevet fem bøker om sammenhengen mellom læring, hukommelse og kognitiv prestasjon. Hans siste utgivelse er "Screen Smart: 9 Brain Rules for Performance and Wellbeing in a Digitalized World” (2020).

Del artikkelen