I karrieren

Hvordan oppnå god arbeidsstruktur?

God arbeidsstruktur er viktig for å effektivisere arbeidet, og få unnagjort viktige arbeidsoppgaver. Har man det rotete rundt seg mister man oversikt og kontroll. Det er viktig å samle informasjonen man har tilgjengelig, konsentrere seg om det man skal gjøre og strukturere arbeidsdagen på en fornuftig måte. Her får du noen tips til hvordan du kan oppnå best mulig arbeidsstruktur.

Skaff oversikt

Samle informasjon om dagens eller ukens gjøremål, og organiser arbeidsoppgaver på en fortrukket måte. Finn ut akkurat hva du skal gjøre, hvilke hjelpemidler du trenger for å gjennomføre og hvor du finner informasjonen du trenger. Det blir vanskelig å få oversikt om alle gjøremål er spredd utover på mail, i ulike dokumenter og på telefonnotater. Samle alt på et sted, så blir all informasjon lettere tilgjengelig. Vi er så heldige å leve i en tid hvor alt er tilrettelagt for å holde god oversikt med hjelp av avansert teknologi, og oversiktlige systemer.

Organiser

Dette tar oss videre til neste steg i å oppnå god arbeidsstruktur. En avgjørende faktor for å oppnå best mulig struktur er hvor ryddig man har det rundt seg. Rot skaper et indre kaos. Rydd pulten, organiser Post-it lappene, skrivebordet på datamaskinen og e-poster. Alt dette vil gi bedre oversikt, og gjør det lettere å konsentrere seg om arbeidet man skal utføre.

Fokuser

Når man har skaffet oversikt og organisert rundt seg, vil det blir lettere å holde fokuset på det man skal gjøre. Jo mindre distraksjoner jo lettere er det å konsentrere seg. Rot vil være en distraksjon på samme linje som annen distraksjon på arbeidsplassen. Ønsker man å jobbe uforstyrret kan man for eksempel også flytte seg til en stillesone på kontoret om dette lar seg gjøre, og gjøre kolleger oppmerksomme på at du trenger arbeidsro.

Samarbeid

Fra arbeidsro til godt samarbeid. Å jobbe godt sammen i team er også en nøkkel til en strukturert arbeidshverdag. Fungerer ikke kommunikasjonen godt nok internt, vil informasjonen du selv har skaffet oversikt over ikke nødvendigvis være tilgjengelig for andre på teamet. Godt samarbeid åpner for kunnskapsdeling, kreative løsninger og gir muligheten til å fordele oppgaver utover. Tar man på seg for mye ansvar, kan det potensielt gå utover arbeidsoppgavenes utførelse og påvirke resultater.

Prioriter

Å skrive en liste over arbeidsoppgaver i en prioritert rekkefølge kan bidra til at man får unnagjort viktige og mer krevende oppgaver først. På den måten jobber man seg nedover på lista, mot de mindre krevende arbeidsoppgavene. Dette kan ha en motiverende effekt for videre arbeid. Kalenderfunksjoner fungerer veldig greit når man skal prioritere oppgaver. Legg inn når oppgaver skal gjennomføres i en prioritert rekkefølge, så blir det lettere å holde orden på avtaler og gjøremål. I Excel kan man også planlegge og prioritere arbeidsoppgaver. Opprett et systematisert dokument hvor du legger inn hva som skal gjennomføres, hvordan det skal gjennomføres og når det skal gjennomføres.

Del artikkelen