Time management – hvordan fungerer det i praksis?

I karrieren

Det er nok mange av oss som ønsker å få mer ut av hver enkelt arbeidsdag og prestere bra på jobben. Samtidig trenger vi en god balanse mellom arbeid og fritid for å trives og ha en god helse. Så hva kan du gjøre for å bli mer effektiv og få mer tid til livet utenom arbeidet?

Bild

Hva er time management?

Time management handler om å håndtere din tid på rett måte. Det skal føre til at du klarer å fokusere på det du trenger for å gjøre en god jobb, slik at du arbeider deg fremover mot dine mål. Disponerer du tiden din riktig og gir deg selv tidsmessig riktige forutsetninger, vil du klare å gjennomføre det som skal til for å få det ønskede resultatet. Time management handler mye om planlegging og om å vite hvilke ting du skal bruke energi på.

Alminnelige tidstyver i din arbeidsdag fører til ineffektivitet

En veldig vanlig felle er at du ikke planlegger tiden din – at du ikke begynner dagen med å se litt på din måned, uke eller dag. Sett av et kvarter hver dag og spesifiser hvilke arbeidsoppgaver du må gjennomføre den dagen- da har du allerede kommet langt. Hvis du ikke gjør det, går du i tidsfellen og lar oppgavene styre tiden din. De fleste som jobber med kontorarbeid, starter dagen med å se igjennom innkommende e-poster og svarer på mailer. Allerede da har du latt mailen styre din to-do list. Du blir «mailstyrt» i stedet for å være målstyrt. Et tips som kan fungere bra, er å sette av et bestemt tidspunkt for å sjekke mailen.

Hvordan håndterer du det uforutsette?

Hvis jobben din medfører mye møtevirksomhet, er det et godt råd å legge inn tomme tidsluker i din kalender. Det er oftere en regel enn et unntak at uforutsette og kanskje presserende oppgaver dukker opp. Du får mer spillerom og flere muligheter til å justere tidspunkter, endre planer og omprioritere oppgaver hvis det er nødvendig, så fremt du har lagt inn noen tomme tidsluker i kalenderen. En tommelregel er å planlegge 80 % av tiden og ha 20 % luft i kalenderen.

Hvordan tar jeg i bruk time management?

Først må du bestemme deg for at du virkelig ønsker en endring. Så snart det er gjort, er det enkleste å begynne å teste en time management-strategi i en begrenset periode og vurdere metoden etterpå. For eksempel kan du prøve å begynne arbeidsdagen med å bruke et kvarter til planlegging og velge ut tre høyt prioriterte to-do´s, som du skal gjennomføre i løpet av dagen. Det kommer til å føles begrensende den første tiden. Men hold ut – etter hvert kommer du til å innse at du faktisk får gjort mer på denne måten.

Ha et realistisk ambisjonsnivå

Det tar lang tid å venne seg til en forandring, så vær snill mot deg selv og ha et realistisk ambisjonsnivå. I begynnelsen risikerer du å være alt for engasjert og vil endre alt på en gang. Det er mye bedre å ta et steg om gangen og heller holde deg til din opprinnelige plan igjennom hele testperioden.

Time management i tre punkter

  1. Vær realistisk - gi deg selv de riktige forutsetningene for å lykkes. Ikke ha for høye ambisjoner, begynn med mindre ambisiøse mål, og om du gjør det bedre enn målene du har satt deg, gir det deg bare mer energi og en god mestringsfølelse.

  2. Søk hjelp fra noen nær deg, fortell om din satsning på time management både for å få innspill på det opplegget du har tenkt deg, men også fordi det alltid er smart å ha noen som minner deg på din intensjon og heier på deg innimellom.

  3. Begynn alltid med den mest arbeidskrevende oppgaven for dagen. Når du først har klart å gjennomføre den, vil de påfølgende oppgavene føles veldig lette.

Tips en venn