Rekruttere

Slik lykkes du med onboarding digitalt

En god onboarding-prosess er svært viktig for at den nyansatte skal komme godt inn i bedriften, skape resultater og komme inn i selskapets kultur. Ved gode rutiner og prosesser for onboardingen vil du raskere få den nye medarbeideren på et godt prestasjonsnivå og du setter grunnlaget for et godt arbeidsforhold hvor medarbeideren trives og skaper resultater. Imidlertid møter flere og flere bedrifter i dag utfordringer med å kunne onboarde nye medarbeidere digitalt. Her er noen tips til hvordan du kan onboarde ansatte og integrere dem inn i bedriftskulturen, selv på avstand.

Sett forventningene fra dag én

Når du gjør onboarding-prosessen på avstand er det viktig at du legger grunnlaget for engasjement og tillit. Nøkkelen til en vellykket prosess er å sette klare forventninger. Sørg for at din nye medarbeider forstår hva som forventes og hvilken rolle de har og hvilke oppgaver de er ansvarlig for. Sørg for at de nye medarbeidere kjenner til bedriftens grunnleggende verdier og retningslinjer.

Vær godt forberedt

Som en del av onboarding-prosessen bør du utvikle en plan som inkluderer datoer, emner, oppgavebeskrivelser og forventninger, og en beskrivelse av hvordan fremdriften blir evaluert. En klar og tydelig plan sørger for at din nye medarbeider ikke blir nedprioritert av andre gjøremål og er en god måte å holde nyansatte engasjerte og produktive mens dere jobber mot et klart og definert mål. I planen bør du også sette opp digitale møter med teammdlemmer eller mentorer som er viktig for personens rolle og ansvarsområde. Planlegg 1:1 møter med en kollega som han eller hun vil jobbe tett med eller med andre nøkkelpersoner i selskapet. Det er lettere å hoppe inn i et samarbeid når du har møtt den andre parten på forhånd. Lagre planen og nødvendig materiale, for eksempel fremgangsmåter, retningslinjer og informasjon om online e-læringsverktøy sammen på en digital plattform.

Kommunikasjon er A og O

Kommunikasjon er alfa og omega i en digital onboarding-prosess. Heldigvis gjør kommunikasjon via videokonferanseprogram, apper og andre digitale verktøy det mulig for bedrifter å ansette og onboarde nye medarbeidere fra avstand. For å redusere feilkommunikasjon eller misforståelser under onboarding-prosessen, bruk gode videoverktøy, del skjermen din når du skal lære bort systemer og oppgaver, og spill gjerne inn møter når det er mulig. Slik kan din nye medarbeider gå tilbake til møtet om noe er uklart.

Gjør onboardingen til en langsiktig prosess

Onboarding handler ikke kun om de fem første dagene eller de to første ukene av din nyansattes arbeidshverdag. Men det er en prosess som varer fra medarbeiderens første dag, helt til han/hun er helt fungerende på en arbeidsplass. Sett gjerne opp milepæler for flere perioder. For eksempel 3, 6 og 12 måneder. Ha klare mål og oppgaver medarbeideren skal få til i løpet av de ulike periodene for å følge opp hvordan han/hun fungerer i jobben.

5 konkrete tips

Benytt et godt e-læringsverktøy

Benytt dere av e-læringsverktøy for å sikre de nyansatte kompetanseutvikling og for å få muligheten til å følge opp han/hennes fremgang og utvikling jevnlig. Dette er et godt tips både om du gjennomfører onboarding-prosessen på kontoret eller digitalt fordi e-læringsverktøy gjør det lettere for bedrifter å distribuere, håndtere og følge opp opplæring på en effektiv måte.

Ha jevnlig check-in og check-out

Å bli en del av et nytt selskap kan være skummelt, spesielt hvis den nye ansatte starter hjemmefra. Sett opp jevnlige "check-in" med din nye medarbeider for å se hvordan det går. Hyppige innsjekkinger vil hjelpe din nye medarbeider til å føle seg støttet og avverge at han/hun føler seg overveldet. Et godt tips er å gjennomføre korte «check-ins» og «check-outs» hver morgen og ettermiddag.

Mentor eller fadderordning

Gi din nyansatte en mentor som han/hun kan gå til for spørsmål og utfordringer. Det er en stor trygghet å ha en kollega eller leder man kan henvende seg til når man lurer på ting og kan utvikle et vennskap med helt fra starten av. Det er en enkel måte å få nye medarbeidere til å føle seg komfortable og som en del av teamet veldig raskt. Å få et nettverk på arbeidsplassen er viktig både fra et sosialt perspektiv, men også for å gjøre personen uavhengig og i stand til å finne løsninger på problemer på egen hånd så raskt som mulig.

Samarbeid over digitale plattformer

Et “ja jeg forstår og alt er klart” er ikke alltid sant, spesielt i avsidesliggende situasjoner. Organiser felles samarbeidstidspunkter der en ny ansatt deler sin egen skjerm og jobber sammen for å løse vanskelige oppgaver og vice versa, del din egen skjerm og la den nye medarbeideren lære om din arbeidspraksis.

Tiltak for evaluering og forbedring

Kontinuerlig evaluering og justeringer er nødvendig for at din digitale onboarding-prosess skal fungere og være helt oppdatert. Be om tilbakemelding fra din nyansatte om deres onboarding-opplevelser. Hva kunne eller burde du ha gjort bedre eller annerledes? Har du tilbudt nok personlig støtte gjennom digital kommunikasjon for at de ansatte skal føle seg komfortable med å jobbe på avstand? Feedback og forbedringer er viktig i alle prosesser, men spesielt når din nye medarbeider gjennomfører onboarding-prosessen på avstand.

Del artikkelen