I karrieren

Stress mindre og bli mer produktiv – fem tips til å styre tiden din bedre på jobb

Blir du lett stresset og overveldet av oppgaver, og sliter med å få ting gjort? Å prioritere og planlegge tiden sin er en utfordring for de aller fleste. For deg som konsulent er det viktig å kunne håndtere tiden godt for å sikre at du kan levere arbeid av god kvalitet og unngå stress. Her er fem tips for bedre tidsstyring.

1. Hvem bestemmer hvordan du bruker tiden din?

Uansett hvor du jobber, er det alltid noen som bestemmer hva du bruker tiden din til. I de fleste tilfeller er det din nærmeste leder, men det kan også være noen lenger opp i systemet som bestemmer at tiden din (og pengene selskapet bruker på den) skal brukes på andre ting.

Det kan også være at noen i samme avdeling som deg tror at du er den rette personen til en bestemt oppgave eller prosjekt på grunn av din kompetanse og erfaring, og kan prøve å trekke deg inn i det. Plutselig er noe du ble lovet at «ikke vil ta lang tid» blitt til en endeløs serie av møter og e-poster, eller verre.

Før du tar fatt på noe, sjekk med din nærmeste leder, eller be personen som ønsker din hjelp om å gjøre det. Hvis det er administrerende direktør som ber deg om hjelp vil sjefen din sannsynligvis si ja – hvis det er noen andre, kan de si nei. Det viktigste er at du vet at de anser deg som en ressurs, som de sannsynligvis ikke bare vil gi bort til noen andre.

2. Prioriteringer og dårlig prosjektstyring

Noen av de største «tidstyvene» i arbeidslivet er stadig skiftende prioriteringer og prosjekter som vokser ut av proporsjoner. For å ikke miste oversikten, må man ha kontroll over prioriteringene sine og hva man bruker tiden sin på. Om et prosjekt er strukturert riktig, vil det ha klare mål og en tydelig vei for å oppnå dem, og det gjør det relativt enkelt å prioritere arbeidete du gjør. Det vil alltid være humper i veien, men disse vil vanligvis kunne håndteres innenfor den eksisterende strukturen i prosjektet, og igjen vil din nærmeste leder være den som har det siste ordet når det gjelder hvordan du bruker tiden din.

Imidlertid er mange prosjekter ikke like definerte, og kan raskt vokse seg langt ut av proportsjoner. Når ambisjonsnivået øker, øker også tiden man bruker på et prosjekt, noe som selvfølgelig betyr at det er mindre tid til andre ting, som kanskje er viktigere.

Når du prioriterer tiden din for hvert prosjekt du jobber med, still deg da også det enkele spørsmålet – Hva er målet med prosjektet, hvordan oppnår jeg målet og hva får jeg ut av å oppnå målet? Hvis du ikke kan svare på det spørsmålet raskt og kortfattet, er sjansen stor for at tiden bør brukes på noe annet.

3. Vær oppmerksom på «Parkinsons lov»

Parkinsons lov er en lov som, irriterende nok, ofte viser seg å være sann. Den ble først publisert i 1955 av historikeren og forfatteren Cyril Northcote Parkinson, og sier at «arbeidet ekspanderer til å fylle den tiden som er til disposisjon.»

Med andre ord, hvis man har sagt at å klippe plenen vil ta to timer, så vil det ta to timer. Parkinson hevdet at når tidsrammen var spikret i tankene til noen, ville arbeidet utvide seg til å fylle den tilgjengelige tiden, spesielt i store organisasjoner der det er mye arbeidskraft.

Hvor mange ganger har du startet en oppgave og tenkt, «dette kommer ikke til å ta så lang tid, så jeg tar en kaffe og svarer på disse e-postene før jeg starte», bare for senere å finne ut at fristen nærmer seg og du har altfor dårlig tid? Det er et eksempel på Parkinsons lov som nesten alle kjenner seg igjen i. Å vite at denne loven eksisterer betyr at vi kan identifisere og fjerne de små, distraherende oppgavene som kan være «fine å ha», men som faktisk ikke bidrar noe særlig til sluttproduktet. Ved å gjøre ting med en gang og ignorere distraksjoner, kan vi unngå stress, bli mer produktive og ha mer tid til andre oppgaver.

Kjernen i Parkinsons lov er enkel – den beste tiden å gjøre det meste av arbeidet på er så snart som mulig, og uten distraksjoner. Hvis vi klarer det, kan man bli belønnet med et liv med mindre stress og mer produktivitet.

4. Prøv å unngå å gjøre «for mye» av noe

En måte å holde fokuset oppe og energinivået på topp er å sikre at du aldri gjør «for mye» av en ting, enten det er møter, administrative oppgaver eller planlegging. Å avtale fire møter om fire forskjellige emner rett etter hverandre eller åtte timer med administrative oppgaver er en sikker måte å slukke den produktive ilden for dagen.

Når du mottar en møteinvitasjon eller en oppgave, kan du ikke bare se på det foreslåtte tidspunktet i kalenderen, men også hva som ellers skjer den dagen. Har du nok tid til å forberede deg ordentlig? Er det lignende oppgaver rett før eller etterpå som vil kreve mye oppmerksomhet og energi? I så fall kan det være bedre å foreslå en ny tid, når du vil være uthvilt og fokusert.

Som vi nevnte i det første punktet, er ikke konsulenter alltid i stand til å bestemme hva som skjer i løpet av hvert minutt av hver dag, og noen dager har vi ikke noe valg, men når vi kan, bør vi alltid strebe etter å finne balansen som fungerer for oss – en balanse som gjør oss både lykkelige og produktive.

5. Ta deg tid til egentid

Mennesker er ikke maskiner. Dagsrytmen er forskjellig fra person til person, og noen er mer produktive på enkelte tidspunkt i løpet av arbeidsdagen enn andre. I tillegg må vi spise, hvile og trene for å opprettholde en sunn kropp og et sunt sinn, slik at vi kan prestere best mulig.

Legg alle disse tingene inn i kalenderen din. Hvis du liker å trene tidlig på morgenen, eller ta en spasertur etter lunsj – sett av tid i kalenderen til disse aktivitetene. Hvis du er en person som liker å rydde i innboksen før du går løs på resten av dagens oppgaver, bør du sette av tid til dette også.

Selvfølgelig må vi være fleksible på jobb, men det er en grunn til at det kalles «work-life balance» – hvis vi kan få disse tingene til å fungere i harmoni, kan vi få mer ut av tiden, både på jobb og privat.

Hvis vi ser for oss at vi i gjennomsnitt tilbringer en tredjedel av dagen på jobb, en tredjedel i sengen og resten av tiden gjør andre ting som gjør livet verdt å leve, bør vi kunne finne den balansen som holder oss energisk mens vi er på jobb samtidig som vi er fornøyde med livet utenfor jobben også.

Del artikkelen