Slik oppnår du god arbeidsstruktur

Skaff deg oversikt over det viktigste

Første steg til å oppnå god arbeidsstruktur er å samle sammen så mye informasjon som mulig om dagens eller ukens gjøremål. Finn ut akkurat hva du skal gjøre til hvilken tid, hvilke hjelpemidler og informasjon du trenger for å gjennomføre oppgaven. Det blir vanskelig å få oversikt om alle gjøremål er spredd utover e-post, eller i ulike dokumenter og telefonnotater. Samler du alt på et sted blir all informasjon lettere tilgjengelig, og du sparer tid på å dra frem informasjonen når du trenger den.

Organiser der du kan

Dette tar oss videre til neste steg i å oppnå god arbeidsstruktur. En avgjørende faktor for å oppnå best mulig struktur, er å ha det ryddig rundt seg. Rot skaper et indre kaos. Dette gjelder ikke bare på skrivepulten, men også på datamaskinen. Rydd pulten, organiser notater og e-poster etter tema eller kategorier, og lagre arbeidsoppgaver i tilhørende mapper. Dette gir en bedre oversikt og gjør det lettere å konsentrere seg om arbeidet man skal utføre.

Ha fokus

Når man har skaffet seg oversikt og fått det organisert rundt seg, vil det være lettere å opprettholde fokuset på det man skal jobbe med. Jo mindre distraksjoner, jo lettere er det å konsentrere seg. Jobber du i åpent kontorlandskap kan du booke inn faste tider på en stillesone om dette lar seg gjøre, eller gjøre kolleger oppmerksom på at du trenger arbeidsro dersom de tar møtene sine i nærheten av der du sitter.

Les også: Dos & dont’s på arbeidsplassen

Fra godt samarbeid til arbeidsro

Å jobbe godt sammen i team er også en nøkkel til en strukturert arbeidshverdag. Fungerer ikke kommunikasjonen godt nok internt, vil ikke nødvendigvis informasjonen du selv har skaffet deg oversikt over være tilgjengelig for de andre på teamet. Godt samarbeid åpner for kunnskapsdeling, kreative løsninger og gir muligheten til å fordele oppgaver utover teamet. Tar man på seg for mye ansvar, kan det gå utover resultatene.

Lær deg å prioriter riktig

Å prioritere tiden riktig er utrolig viktig, ikke bare for arbeidsoppgavenes del, men også for work-life-balance. Å skrive en liste over arbeidsoppgaver i en prioritert rekkefølge kan bidra til at man får unnagjort det viktigste først, og man kan jobbe seg nedover de mindre krevende oppgavene. Kalenderfunksjoner fungerer veldig greit når man skal prioritere oppgaver, og gjør det lettere å holde orden på avtaler og gjøremål. Her kan du lese mer om hvilke teknikker du kan bruke for å jobbe smartere og prioritere tiden riktig.