Office Koordinator til Inventas

Om stillingen

Som Office Coordinator hos Inventas får du ansvaret for at kontorhverdagen flyter sømløst. Du vil spille en nøkkelrolle i å skape en innbydende arbeidsplass for våre 42 kolleger i Oslo, og din innsats er direkte avgjørende for vår daglige drift. Ved å håndtere logistikk, estetikk og praktiske oppgaver, avlaster du våre konsulenter slik at de kan fokusere på sine fagområder. Du vil sitte sentralt i lokalet og ha en selvstendig, men sosial rolle med mye interaksjon. I perioden fremover vil du også bidra aktivt i arbeidet med å utvide våre lokaler og etablere gode systemer for lager og rekvisita.

Du vil jobbe tett med vår regionleder, og vil i tillegg ha en dyktig kollega i Trondheim å sparre med. Stillingen er en deltidsrolle på 40 %, med arbeidstid innenfor kjernetiden (kl. 09–14). Vi er fleksible på om du ønsker å jobbe noen lenger dager, men gjerne noen timer 3-4 dager i uken, så lenge kontoret blir ivaretatt på en god måte. Det er også en fordel om du har anledning til å jobbe en dag i Asker i uken (15 kolleger i Asker).

Du blir tilbudt

• Et av byens beste arbeidsmiljøer: Vi har som mål å være drømmearbeidsplassen og prioriterer det sosiale høyt
• Varierte aktiviteter: Mulighet for å bli med på alt fra lønningspils og badstue til klatring, golf og terrengsykling
• Gode fasiliteter: Felles lunsj levert på døra, sosiale soner og en uformell atmosfære.

Arbeidsoppgaver

Rollen innebærer ansvar for kontordrift, administrasjon og trivsel på arbeidsplassen, samt å være en sentral støttefunksjon for de ansatte. Dine arbeidsoppgaver vil variere etter behov, men vil blant annet være:

• Sørge for at det alltid er ryddig, koselig og representabelt (f.eks. vanne planter, kjøpe blomster, rydde inn/ut av oppvaskmaskin)
• Administrere lunsjordningen, bestille varer fra Oda og håndtere post/pakker
• Organisere rekvisitarom og markedsmateriell, samt sette ting i et ryddig system
• Bistå i utvidelse av lokaler, innredning av nye rom og planlegging av sosiale arrangementer som sommerfest og julebord
• Betjene sentralbordet og ta imot kunder og besvare henvendelser på telefon og mail
• Håndtere smått og forefallende arbeid for å avlaste ansatte

Vi søker deg som

• Gode norsk- og engelskkunnskaper, både skriftlig og muntlig
• Gode dataferdigheter og trygg på MS Office 365
• Trives med å ta initiativ, yte service og ha varierte arbeidsoppgaver

For å lykkes i rollen er dine personlige ferdigheter:

• Sosial
• Ryddig
• Støttende
• Målorientert

Vår rekrutteringsprosess

Denne rekrutteringsprosessen håndteres av Academic Work og alle innledende spørsmål om stillingen rettes til Academic Work på kandidat@academicwork. no.

Vi har en fortløpende utvelgelsesprosess, annonsen kan lukkes før rekrutteringsprosessen er fullført dersom vi har gått videre til neste steg. Du trenger ikke å legge ved et søknadsbrev, da det ikke er en del av vår rekrutteringsprosess. Prosessen inkluderer to tester: en personlighetstest og en kognitiv test. Testene er verktøy for å finne rett talent til rett stilling, for å muliggjøre likestilling, mangfold og en rettferdig prosess.

Inventas AS

Inventas er et av Norges ledende produktutviklingsmiljøer, hvor vi forener ingeniørenes presisjon med designernes kreativitet, det vi kaller «ingeniørkunst». Siden 1997 har vi hjulpet våre kunder med å skape løsninger som forbedrer liv, enten det er gjennom avansert medisin-teknologi eller smarte industrielle systemer. Med 170 spesialister fordelt på sju kontorer over hele landet, jobber vi sømløst på tvers av fagfelt for å løse komplekse utfordringer. Vi er stolte av vår tverrfaglige kultur og har en klar ambisjon om å være bransjens beste arbeidsplass, preget av nysgjerrighet, faglig stolthet og et sterkt sosialt fellesskap.