Office Coordinator (40 % deltid)

Om stillingen

I samarbeid med vår kunde ser etter vi en Office Coordinator til en 40 % stilling sentralt i Oslo. I denne rollen blir du limet i organisasjonen og sørger for at kontorhverdagen flyter sømløst for arbeidsplassens 42 kolleger. Du vil ha en sentral og sosial posisjon i lokalet der din innsats innen logistikk, estetikk og praktiske oppgaver er direkte avgjørende for daglig drift. Ved å skape en innbydende arbeidsplass avlaster du våre kollegaer slik at de kan fokusere på sine fagområder, samtidig som du får en spennende mulighet til å bidra aktivt i arbeidet med å utvide våre lokaler og etablere gode systemer for lager og rekvisita.

Du vil jobbe tett med regionleder og ha en dyktig kollega i en tilsvarende rolle i en annen by å sparre med. Stillingen er en fleksibel deltidsrolle, der arbeidstiden ligger innenfor kjernetiden (kl. 09–14). Vi er åpne for ulike løsninger, men foretrekker at du jobber noen timer 3–4 dager i uken, med mål om at kontoret blir ivaretatt på en god måte. Det er i tillegg en fordel om du har anledning til å besøke vårt satellittkontor i nærområdet med ca. 15 ansatte ved behov.

Du blir tilbudt

• Hyggelig og godt arbeidsmiljø
• Arbeidsplass sentralt i Oslo
• Fleksibel arbeidstid

Arbeidsoppgaver

Rollen innebærer ansvar for kontordrift, administrasjon og trivsel på arbeidsplassen, samt å være en sentral støttefunksjon for de ansatte. Dine arbeidsoppgaver vil variere etter behov, men vil blant annet være:

• Sørge for at det alltid er ryddig, koselig og representabelt (f.eks. vanne planter, kjøpe blomster, rydde inn/ut av oppvaskmaskin)
• Administrere lunsjordningen, bestille varer fra Oda og håndtere post/pakker
• Organisere rekvisitarom og markedsmateriell, samt sette ting i et ryddig system
• Bistå i utvidelse av lokaler, innredning av nye rom og planlegging av sosiale arrangementer som sommerfest og julebord
• Betjene sentralbordet og ta imot kunder og besvare henvendelser på telefon og mail
• Håndtere smått og forefallende arbeid for å avlaste ansatte

Vi søker deg som

• Gode norsk- og engelskkunnskaper, både skriftlig og muntlig
• Gode dataferdigheter og trygg på MS Office 365
• Trives med å ta initiativ, yte service og ha varierte arbeidsoppgaver

For å lykkes i rollen er dine personlige ferdigheter:

• Sosial
• Ryddig
• Støttende
• Målorientert

Vår rekrutteringsprosess

Denne rekrutteringsprosessen håndteres av Academic Work og alle innledende spørsmål om stillingen rettes til Academic Work på kandidat@academicwork. no.

Vi har en fortløpende utvelgelsesprosess, annonsen kan lukkes før rekrutteringsprosessen er fullført dersom vi har gått videre til neste steg. Du trenger ikke å legge ved et søknadsbrev, da det ikke er en del av vår rekrutteringsprosess. Prosessen inkluderer to tester: en personlighetstest og en kognitiv test. Testene er verktøy for å finne rett talent til rett stilling, for å muliggjøre likestilling, mangfold og en rettferdig prosess.