Office Coordinator i Academic Work
Er du den som skaper struktur og flyt i hverdagen? Bli vår nye administrative koordinator!
Drives du av struktur, flyt og av å gjøre andre gode? Vi søker en engasjert administrativ koordinator til en nøkkelrolle i Nydalen. Her blir du kontorets ansikt utad og den som sikrer en sømløs kontorhverdag, samtidig som du avlaster ledergruppen med alt fra kalenderstyring til utarbeidelse av møtemateriell. Perfekt for deg som studerer og vil ha en sentral og utviklende rolle i et energisk miljø!
Academic Work Norway AS
Nydalen, Oslo
Snarest
Deltid, (minimum 2 dager i uken)
Rekruttering
Om stillingen
I denne rollen blir du en sentral ressurs for den administrative flyten på kontoret i Nydalen. Du vil jobbe tett med vår kontoransvarlig og ledergruppen for å sikre at kontoret fungerer optimalt og fremstår profesjonelt. Dine oppgaver omfatter daglig resepsjonsdrift, felles e-post og innkommende telefoner, ukentlige innkjøp, leverandørkontakt og praktisk koordinering ved onboarding og exit. Rollen innebærer også typiske og viktige driftsoppgaver som vedlikehold av kaffemaskin, vanning av blomster og annet forefallende praktisk arbeid. I tillegg vil du bistå med enkle ad hoc-oppgaver, rapportering og planlegging av sosiale arrangementer.
Samtidig vil du yte verdifull administrativ avlastning og operativ lederstøtte direkte til ledergruppen vår ved behov. Dette innebærer blant annet kalenderstyring, møtekoordinering, samt klargjøring og kvalitetssikring av presentasjoner og beslutningsunderlag.
«Noe av det mest givende med denne rollen er muligheten til å bygge relasjoner på tvers av hele kontoret. Det jeg har satt aller mest pris på, er å bli ordentlig kjent med og hjelpe alle som jobber her. Kombinasjonen av denne tette kontakten og de varierte administrative oppgavene gjør at hverdagen alltid føles spennende og utfordrende på en positiv måte.»
– Helle Vollan Pedersen, Administrativ koordinator
Arbeidsoppgaver
Som vår nye koordinator får du en variert og strukturert hverdag. Du vil jobbe tett på ledergruppen og samarbeide med vår kontoransvarlig om den daglige driften. Oppgavene dine vil i hovedsak dreie seg om:
- Kontorflyt og administrasjon: Sørge for at kontoret og møterommene til enhver tid er representative, ta imot gjester til avtaler, og håndtere løpende administrative oppgaver, innkommende telefoner og felles e-post.
- Onboarding og leverandører: Koordinere praktiske detaljer for nyansatte (bestilling og oppsett av PC, telefon og tilganger), samt håndtere ukentlige innkjøp og være kontaktperson for faste leverandører.
- Prosjekter og rapportering: Planlegge og gjennomføre sosiale arrangementer, fellesmøter og interne prosjekter, samt bistå med enkle administrative oppgaver som reiseregninger, og fakturahåndtering.
- Lederstøtte og materiell: Proaktiv avlastning for ledergruppen i en hektisk hverdag. Dette innebærer kalenderstyring, møtekoordinering, rekruttering og HR-støtte, samt klargjøring, strukturering og kvalitetssikring av presentasjoner og beslutningsunderlag.
Vi søker deg som
- Har førerkort klasse B.
- Kan jobbe minst 2 dager i uken.
- Har minimum 1,5 år igjen av studietiden din.
- Har god digital kompetanse og systemerfaring, gjerne innenfor Google Workspace.
- Har nylig fullført, eller er under utdannelse innen administrasjon, organisasjon og ledelse, HR, forretningsutvikling eller lignende.
- Behersker godt norsk eller svensk, og engelsk, både skriftlig og muntlig.
- Det er meriterende, men ikke krav om du har erfaring fra servicebransjen som f.eks. restaurant eller tilsvarende.
Personlige egenskaper vi ser etter:
For å lykkes og trives i denne rollen ser vi etter deg som har de rette personlige egenskapene. I rollen som administrativ koordinator mener vi disse egenskapene er:
- Organisert og disiplinert: Du opprettholder et godt strukturert arbeidsmiljø og foretrekker å arbeide metodisk med oppgavene dine. Du utfører dine forpliktelser og administrative ansvarsområder grundig, og du sikrer nøyaktighet under opplæring for å raskt mestre rutinene våre.
- Imøtekommende og ærlig: Du er åpen, høflig og rask til å tilpasse deg andres behov. Du har et genuint ønske om å hjelpe og støtte kollegaer og ledere i en travel hverdag.
- Stødig og robust: Du demonstrerer en rolig sinnstilstand selv når det koker rundt deg, og du takler uforutsette endringer og omprioriteringer fra ledelsen med profesjonalitet og emosjonell motstandskraft.
Øvrig informasjon:
- Oppstart: Snarest, etter avtale.
- Omfang: Deltid (stillingsprosent tilpasses rett kandidat).
- Sted: Nydalen, Oslo.
Vår rekrutteringsprosess
Ta første steget i søkeprosessen ved å klikke på ”Søk her”. Oppfyller du grunnkravene for rollen kommer du til å få en mail med invitasjon til rekrutteringsprosessen samt en link til tester som er første steget i vår prosess. Bakgrunnen til at vi anvender oss av tester er for å sikre en solid og rettferdig rekrutteringsprosess med fokus på potensialet for den posisjonen vi ansetter til. Har du spørsmål, kontakt oss på careers@academicwork.no.
- Søknadsfrist: Vi selekterer fortløpende, så vi anbefaler deg å søke så snart du har mulighet. Siste frist er 26.07.2026.
Academic Work Norway AS
Vi tør å si at vi ikke er som alle andre. Hos Academic Work har vi bygget en kultur som virkelig merkes – enten du er medarbeider, kunde eller partner. Vi er United by Ambition, et løfte som definerer oss som arbeidsgiver og gjenspeiler vår felles drivkraft for å vokse, utfordre grenser og oppnå mer – sammen.
Hvordan er det å jobbe i Academic Work?
Bli direkte rekruttert til Academic Work Norway AS
Gjennom denne tjenesten blir du direkte ansatt i bedriften. Rekrutteringsprosessen gjennomføres av Academic Work, og vi vil støtte deg underveis i prosessen.
Har du spørsmål om denne stillingen?
Vårt rekrutteringsteam svarer deg gjerne på kandidat@academicwork.no. Angi annonse-ID CWB1B6 i din e-post.
